Har ditt företag ett GDPR avtal eller en mall på plats? Om inte, kanske du undrar varför företag bör följa en GDPR mall. Det är mycket att hålla reda på gällande GDPR. Oavsett vilken bransch du är i, kommer du på något sätt hantera personuppgifter. Det kan handla om blivande kunder och befintliga kunder eller anställda och leverantörer. I detta inlägg kommer vi hjälpa dig att få bättre koll på GDPR genom att visa en mall för vad som bör finnas med i ett avtal om integritetspolicy. Har du ingen mall på plats idag och behöver skriva en, eller vill du kanske uppdatera din nuvarande och se till att du fått med alla punkter som krävs? Då lovar vi att detta kommer att vara till stor hjälp.
GDPR i korta drag
GDPR står för General Data Protection Regulation. Lagen är en uppsättning av förordningar som skyddar Europas medborgares integritet och säkerställer att deras personuppgifter hanteras korrekt, säkert och öppet. När lagen trädde i kraft började den gälla för alla medlemsländer inom Europeiska Unionen (EU). Är du däremot en organisation eller ett företag stationerad utanför EU, behöver du inte följa dessa bestämmelser. Har du däremot kunder eller anställda inom EU som du har personuppgifter på, gäller hantering av dem enligt GDPR på exakt samma sätt som här i Sverige.
Vad är en integritetspolicy?
En GDPR-policy, även kallat “integritetspolicy” är ett dokument som redovisar vad för information du samlar in om människor, hur du använder dessa uppgifter och vem som kan komma åt dem. I ett sådant dokument ska det även framgå när och varför personens data delas samt om den delas med exempelvis en tredjepart. Det är även viktigt att innehållet i dokumentet är lätt att förstå så läsaren uppfattar vad policyn innebär.
GDPR avtal – Mall för integritetspolicy:
Med en integritetspolicy på plats kommer du att öka förtroendet hos dina kunder. En viktig sak att komma ihåg gällande GDPR är att när du ska samla in data om personer, måste du först be om deras samtycke. Du bör även veta att personen vars data du hanterar alltid har rätt att få tillgång till vad för information du samlat in om den.
Här nedan går vi steg för steg igenom vad som behöver finnas med i en integritetspolicy:
- Informationssamling – det är viktigt att du anger vilken information du samlar in om dina kunder.
- Informationsanvänding – hur du kommer att använda kundens uppgifter och vilka som kommer åt uppgifterna.
- Skydd för e-handel – beskriv hur du skyddar kundernas finansiella uppgifter.
- Tredjepartsinformation – det ska tydligt framgå att du inte kommer sälja vidare dina kunders personliga uppgifter.
- Informationssäkerhet och spårning – var transparent med kunderna om hur ni använder er av cookies och vad ni gör med den informationen och datan som kakorna samlar in.
- Avregisteringsmetoder – det ska tydligt framgå hur kunden kan avregistrera sig från exempelvis era utskick.
- Samtycke – informera om deras rättigheter att kunna påverka hanteringen av sina egna personuppgifter och att de har möjlighet att radera och ändra dessa när dom vill.
Vad är cookies och hur hänger de ihop med GDPR?
Cookies eller kakor som många svenska hemsidor skriver, är kortfattat små textfiler som lagras i dina besökares webbläsare när de besöker din hemsida. När rutan för cookies dyker upp, måste kunden aktivt ge sitt samtycke till att låta sig spåras. Beroende på vad du som företag har angett att dina besökare ger samtycke till när de klickar i “Acceptera cookies”, har du som företag därefter rätt till att använda den lagrade informationen kunden ger ifrån sig.
Olika typer av information som cookies samlar in
När en kund väl gett sitt samtycke till att låta sig spåras av cookies, kan man samla in mängder av uppgifter och information om sina kunder, exempelvis om hur de rör sig på hemsidan. Du kan även få reda på:
- Personlig information som namn, e-postadress och IP-adress som sparas när en kund registrerar sig som en medlem eller vill ta del av exempelvis nyhetsbrev.
- Vilken typ av webbläsare kunden använder.
- Operativsystemet på användarens enhet.
- Webbplatsvisningar – hur många gånger kunden har besökt din hemsida.
Hur kan du dra nytta av den här informationen?
Du som företag kan dra stor nytta av den information som kunden ger ifrån sig när den är inne på din hemsida, efter att ha gett samtycke till att bli spårad. Få reda på insikter om hur kunder faktiskt beter sig och hur de väljer att navigerar sig fram på din hemsida. Du har då chansen att förbättra din hemsida och göra ändringar som i sin tur kan leda till både fler köp och en chans att öka din konverteringsgrad. Nedan är exempel på hur du fördelaktigt kan använda cookies:
- Dela relaterad information om tjänsten eller produkterna kunden har efterfrågat.
- Gör din hemsida mer användarvänlig genom att förbättra sidornas design och layout baserat på hur kunderna orienterar sig.
- Göra hemsidan lättare att navigera sig på.
- Förbättra förståelsen för vilken information på hemsidan som är mest användbar för besökaren , särskilt de som letar efter specifika varor eller tjänster.
- Övervaka hur människor använder webbplatsen och förbättra den därefter.
- Skicka information om erbjudanden som kan vara av intresse om kunden har gett sitt tillstånd till att motta den.
Integritetspolicy + vår GDPR mall = sant
Vi hoppas att denna GDPR mall om hur du kan skapa upp din integritetspolicy och avtal har varit till hjälp. Som vi alla vet finns det mycket att hålla reda på gällande GDPR och om du känner dig osäker på vart du ska börja, har vi många fler inlägg där du kan lära dig allt om GDPR här!
Har du ytterligare frågor gällande GDPR och integritetspolicy är du varmt välkommen att kontakta oss, så hjälper vi dig.
